MØDEARRANGØRENS EFFEKTIVE VÆRKTØJ

PRONESTOR BOOKING giver medarbejdere en nemmere hverdag og mere tid, når der bestilles lokaler, forplejning og andre ressourcer til møder

 

 

 

Som medarbejder i en virksomhed er møder en naturlig del af dagligdagen. Bruger af Outlook kender til at oprette et møde i Outlook kalenderen og herigennem inviterer deltagere. Skal der bruges et lokale skal man muligvis forbi receptionen, der fungere som mødecentral. Ønsker man forplejning som kaffe, vand og frugt skal det bestilles i køkkenet pr mail eller manuelt udfylde en bestillingsseddel fra intranettet. For bestilling af en projektor og en bestemt bordopstilling skal Intern service kontaktes. En langsommelig og manuel proces der meget ofte fører til dobbeltbookinger og fejlleveringer.

PRONESTOR BOOKING er et professionelt mødeplanlægnings- og bookingsystem som giver mødearrangører en nemmere hverdag da alle manuelle arbejdsgange er blevet automatiseret og planlægnings og booking flowet er optimeret og samlet i én og samme arbejdsgang. For mødearrangørerne betyder det først og fremmest at de er blevet selvbetjente og opnår store tidsbesparelser og så kan de tilmed føle sig trygge ved deres booking.

Fuld integrationen til Microsoft Outlook betyder, at PRONESTOR BOOKING fungerer som en helt naturlig forlængelse af Outlooks mødeplanlægning.
For mødearrangøren betyder det, at de i endnu højere grad oplever en nemmere hverdag i forbindelse med mødebooking. De oprette en kalenderaftale i Outlook og inviterer mødedeltagere som de plejer, og via PRONESTOR BOOKING bookes mødelokaler, av-udstyr, forplejning, biler mm. (indsæt screen dump af kalenderaftale med proNestor logo i Ribbon). Ved bestilling af kantinevarer og fx bordopstillinger notificeres de respektive afdelinger automatisk. Ved flytning, gentagelse eller sletning af kalenderaftalen sørger PRONESTOR BOOKING for, at de bookede møderessourcer automatisk flytter med eller slettes. Mødearrangøren modtager altid en mailbekræftelse også når der foretages ændringer.

 

Citat fra kunde

“Hele arbejdsgangen omkring tilrettelæggelsen af vores mange møder er blevet stærkt forenklet og er derfor også  langt mindre tidskrævende end før.

PRONESTOR BOOKING er rigtig godt integreret med MS Outlook og med den samme simple brugergrænseflade som dette. Så det er uhyre nemt at lære at bruge. Hvis man ikke ved bedre, så tror man faktisk, at det er en medfødt del af MS Outlook og ikke et særskilt produkt fra en helt anden leverandør.

Arrangørerne kan hurtigt og i en samlet oversigt selv se hvilke ressourcer, de har booket til et givent arrangement. Herved kan de også selv checke, om der er bestilt de ønskede ressourcer i det rigtige antal til det rigtige tidspunkt etc.

Brugergrænsefladen kan vist ikke blive nemmere, og så er der i øvrigt også en rigtig god online brugervejledning”

Flemming Møss
Næstved Kommune

Læs mere om mødearrangørernes fordele ved brug af PRONESTOR BOOKING her…

Se video for mødebooking via Outlook her.

Læs og se mere om ressourcekalenderen, ressourcebooking via Outlook med mere her (lav link så de passe til de forskellige)