De tre parametre for en sikker genåbning af kontoret

Automatiser jeres retningslinjer med et bookingsystem til reservation af skriveborde

blog-header-w-DA2x.jpg

I takt med at verden gradvist lukker op står virksomheder med en kæmpe udfordring; at genåbne deres kontorer. En genåbning hvor kontorlandskabet overholder regerings regelsæt, hvor medarbejdere føler sig sikre, og hvor man sikrer risikoen for en potentiel smitte. En ny hverdag hvor vi vil komme til at interagere og samarbejde under helt andre forhold end hidtil. Ikke alene kræver dette en strategi fra virksomhedens side, men det kræver også en hel del af den enkelte medarbejder.

Jo større jeres organisation er, jo mere kompleks vil jeres genåbning helt naturligt være. En af de mest komplicerede udfordringer med en strategi for jeres genåbning, er den skal overholdes manuelt. Retningslinjerne for sikring af medarbejdere samt begrænsningen af smitterisiko er essentielle områder, som skal etableres.

Processen med at implementere en strategi for denne form for genåbning, er i sig selv noget ingen af os har prøvet før. Derfor er det vigtigt at eksekveringen varetages i et omfang, som minimerer risiko for smitte, og dermed at medarbejderne føler sig trygge i at vende tilbage.

 

Automatisering af jeres retningslinjer i tre essentielle områder

Vi har været i dialog med virksomheder og organisationer, for at forstå de vigtigste elementer i deres genåbning, samt hvordan den varierer fra land til land. Ud fra disse dialoger har et element været klart: alle virksomheders topprioritet er at sikre, deres medarbejdere kan vende trygt tilbage til et kontor, der er tilpasset den nye verden efter COVID-19.

Vi har identificeret tre nøgleområder, som er altafgørende for jeres genåbning. For at sikre jeres arbejdsmiljø, jeres medarbejdere og en succesfuld implementering af nye retningslinjer, foreslår vi en automatisering af jeres retningslinjer, hvor vi gør brug af jeres skriveborde til at:

  1. Sikre overholdelse af tilladte medarbejderkapacitet:                   begræns antallet af skriveborde, der kan reserveres
  2. Social distance:                                                                                            gør hvert andet skrivebord utilgængeligt for reservation
  3. Undgå kapløb til kontoret og rejser i myldretiden:                         giv medarbejderne mulighed for at reservere skriveborde på forhånd

 

Sikre overholdelse af tilladt medarbejderkapacitet

Begræns antallet af skriveborde, der kan reserveres

I de forskellige faser af genåbningen har mange virksomheder implementeret en kapacitetsgrænse for medarbejdere for hvert trin/fase. Beslutningen om, hvem der kan tage på kontoret i de forskellige faser, træffes af de enkelte afdelinger og de respektive teamledere.

At holde styr på, hvem der er på kontoret, samt huske at melde tilbage, om man møder op eller ej, er en tredelt proces: 1) medarbejderne rapporterer til din leder, 2) hvorefter lederen rapporterer til afdelingslederne, 3) til sidst skal afdelingslederen sørge for, at dette bliver arkiveret.

Problematikken? Folk glemmer at indrapportere, teamlederne har travlt og overser det hav af e-mails frem og tilbage, og i sidste ende har ingen styr på hvem der kommer. 

Vi foreslår at I bruger jeres skriveborde som parameter, for jeres kapacitetsgrænse for medarbejdere i jeres pågældende fase i genåbningen:

  1. Første trin er at introducere et bookingsystem for skriveborde, hvori alle jeres skrivebord oprettes – også på tværs af lokationer.
  2. I systemet kan I angive den procentandel af skriveborde, der skal være tilgængelig for reservation.
  3. Dermed sikre I, at jeres kapacitet overholdes, og muliggør for jeres medarbejdere, at de kan forhåndsreservere skriveborde.
  4. Alle bookinger er samlet centralt, hvilket gør at jeres afdeling har styr på, hvem der er på kontoret, hvilke dage i løbet af ugen.

 

Social distance 

Gør hvert andet skrivebord utilgængeligt for reservation

Et andet vigtigt element i genåbningen er opretholdelse af social distance blandt medarbejderne. Mange virksomheder har gennemført forskellige initiativer for at minimere social kontakt og mindske smitterisikoen. Vi har erfaret flere initiativer fra ensrettede gange på kontoret, elevatorer med kun én bruger ad gangen, til frokostspisning som sker på skift, eller bliver leveret til hver afdeling.

Dog har en af de største udfordringer været, hvordan placeringen af medarbejderne skulle håndteres, for at sikre den sociale distance også med skrivebordene.

Ligesom med kapacitetsgrænsen for medarbejdere anbefaler vi fortsat at bruge jeres skriveborde som måleparameter til at sikre social distance. Dette opnås i bookingsystemet af skrivebord ved at:

  1. Gøre hvert andet skrivebord utilgængeligt for reservation
  2. Systemet angiver status af skrivebord med en rød/grøn farveindikering.
  3. Skrivebordene indikeret i farven rød kan naturligvis ikke bookes i systemet, og dermed sikrer I social distance med jeres skrivebordopstilling.

Social distance kan naturligvis opnås ved omrokering af bordopstilling, fysisk fjerne halvdelen eller noget helt tredje. Da genåbningen er en dynamisk proces, vil vi råde jer til at beholde jeres bordopstilling, som den er , og sikre afstand via et bookingsystem. Dermed kan I centralt styre, når den sociale distance reduceres fra 2 meter til 1 meter, og ligeledes når det er ansvarligt helt at fjerne den. Alt dette styres centralt fra bookingsystemet.

 

Undgå et kapløb til kontoret og rejser i myldretiden

Giv medarbejderne mulighed for at reservere et skrivebord på forhånd

I større byer, hvor offentlig transport er den hurtigste måde at nå frem til kontoret på, er mange medarbejdere bekymrede over risikoen for smitte. Hvis du er en af dem, der har fået lov til at vende tilbage til kontoret, og du ikke har den fjerneste anelse om, hvem fra din afdeling der er til stede den følgende dag, begynder bekymring og nervøsiteten at bygge sig op.

Hvor skal du sidde? Er der et skrivebord til dig? Hvornår er dine kolleger på kontoret? Og har du husket at give din teamleder besked om, at du møder op på kontoret?

Men det mest bekymrende aspekt er trods alt frygten for at køre i en overfyldt metro i myldretiden, og af den grund tager mange mennesker hen på kontoret før solopgang eller undlader helt at møde op.

For at give dine medarbejdere og organisationen den fornødne ro i sindet hjælper en løsning med booking af skrivebord med netop dette. Med et centralt system for alle medarbejdere sikres de at kunne:

  1. Forhåndsreservere et skrivebord til den følgende dag
  2. Reservere i et tidsrum, der gør det muligt at rejse uden for myldretiden
  3. Booke på vegne af sine kollegaer, og sikre at man sidder i nærheden af sit team
  4. Booke i ét system, således at team- og afdelingsledere har styr på, hvem der kommer på kontoret.

*Skulle en smitte opstå, ved man præcis hvem, der har været på kontoret fra de enkelte afdelinger, og dermed kan yderligere smitte til resten af organisationen hurtigt bremses

 

 

Fleksible arbejdspladser eller ikke, er dette værd at overveje for jeres genåbning!

Introducere clean desk policy

Jeres skrivebord er der, hvor der er størst risiko for overførsel af smitte. Derfor er det vigtigt at have et regelsæt implementeret, som tager højde for eventuelle risici. Om I sidder på 2-mandskontorer eller i åbent kontorlandskab, er det essentielt at overveje følgende:

  1. Indføre ’clean desk policy’ der gør det nemmere for rengøringen at komme til efter hver arbejdsdag
  2. At alle medarbejdere rydder deres skrivebord, og fjerner alle personlige ejendele
  3. At hver medarbejder har eget tastatur og mus, som fjernes fra arbejdsstationen ved endt brug
  4. At et skrivebord ikke kan besiddes af mere end en medarbejder per dag, for at eliminere smitteoverførsel

*

Forgot password

Please enter your email address.

Please check your inbox.

Get access to a world of information

Sign up for our Product Library. Here you get access to prices, product sheets, videos, white papers, customer cases etc.

*
*
*
*
*
*

Thank you

Please check your inbox for email verification.

Kontakt Pronestor

Vi er her for at hjælpe dig og besvare dine spørgsmål.

Udfyld formularen nedenfor, hvorefter vil kontakte dig.
Eller ring på +45 8853 4884

*
*
*

Tak for din henvendelse

Du er nu allerede godt på vej til at opnå optimale og strømlignede processer på tværs af hele din organisation.

Hos Pronestor har vi et mål. Vi vil gøre din og dine kollegaers arbejdsdag mindre kompleks og meget mere smidig. Vi giver jer adgang til professionelle værktøjer der gør jeres mødeplanlægning, booking og administration mere overskuelig og lige til.

Virksomheder der bruger vores systemer oplever store økonomisk besparelser i form af tidsbesparende arbejdsprocesser og bedre udnyttelse af ressourcer. 

En af vores salgskonsulenter vil kontakte dig snarest for at fortælle mere om de løsninger, der er relevante for dig.