Genåbning af dine kontorer med Pronestors 5 trin

Vi hjælper med at systematisere brugen og håndteringen af jeres faciliteter

reopening-blogheader-da@2x.png

Den vigtigste prioritet for genåbning af kontorerne er, at sikre medarbejdernes sikkerhed og gradvis gøre kontorerne klar til, at imødekomme en ny hverdag – en hverdag hvor vi kommer til at interagere og samarbejde på nye måder.

En ting er sikkert – kontorlandskabet ændrer sig og hertil skal vi være parate. Derfor har vi sammensat en hjælpepakke, bestående af muligheder i Pronestors produktsuite, der støtter din virksomhed, i jeres genåbningsfase.

 

Systematisér jeres genåbning med Pronestors 5trin

Brugen af jeres faciliteter og overholdelse af retningslinjer, kan være en udfordring for jeres medarbejdere, og præget af usikkerhed og uvished. Derfor kan vi hjælpe jer med at underrette jeres medarbejdere om nye retningslinjer for brugen af mødefaciliteter, samt sikre dette automatisk overholdes via tilpasninger i jeres Pronestor-løsning.

På tværs af vores produktsuite hjælper vi jer med at:

  1. Tilpasse møderumskapacitet på jeres mødelokaler, så I hjælper jeres medarbejdere med social distance under møder
  2. Systematisere underretning til rengøring for at imødekomme nye hygiejnestandarder.
  3. Bestille levering af frokost og/eller forplejning direkte til jeres afdelinger, så I sikrer, medarbejdere ikke samles unødigt og i stort antal
  4. Underrette gæster før jeres møde og ved registrering af ankomst, om jeres nye retningslinjer
  5. Mindske berøringskontakt for hhv. møderumsdisplays og selvregistreringsskærme i receptionen
  6. BONUS - sikr social distance og overholdelse af kapaciteten af medarbejdere via reservation af arbejdsstationer

 

Trin 1 – Justering i kapacitet på mødelokaler

Når dine 6-personersmødelokaler bliver til 3-personers mødelokaler

Faktum er, vi skal holde mere afstand, end vi tidligere har været vant til – også i mødelokaler. At maksimere udnyttelsen af ens mødelokaler er nu, at sikre kapaciteten ikke overskrides.

Reduceringen i kapacitet gør optimal brug af mødefaciliteter til en endnu vigtigere disciplin i mange virksomheder, da nye retningslinjer skal overholdes for at sikre social distance. Og hvordan opretholder vi dette?

I Pronestors mødebookingssystem kan I:

  1. Justere kapaciteten på jeres mødelokaler
  2. Underrette brugerne, hvis de overskrider kapaciteten uden at forhindre dem i, at booke det valgte mødelokale
  3. Indsætte jeres retningslinjer i bookingflowet og dermed underrette jeres brugere direkte i deres mødeplanlægning

 

Trin 2 – Systematiser underretning til rengøringen

Oprethold den gode hygiejne når I bruger jeres mødefaciliteter

I takt med at jeres kontorer gradvist åbner, vil behovet for møder så småt tage fart. Om I foretager dem virtuelt eller ej, er der behov for faciliteter, som muliggør, I kan afholde disse i fred og ro – og uden at forstyrre resten af kontoret.

I den nye hverdag, vi så småt vender tilbage til, er behovet for hygiejne vigtigere end nogensinde før. Når I gør brug af jeres mødelokaler, kan I, i Pronestors mødebookingsystem, indsætte ’buffer’-tid.

Denne mulighed hjælper jer med:

  1. At mødelokalet kan blive rengjort før og efter et møde er afholdt med buffertid*
  2. Rengøringspersonalet kan trække en rapport over dagens møder, så disse lokaler kan blive rengjort i overensstemmelse med nye rengøringsprocedurer.
  3. Tilføje jeres retningslinjer for hygiejne i notifikationsmailen til medarbejderne

 

Trin 3 – Individuel levering af jeres frokost til jeres afdelinger

Den nye kantineordning som imødekommer grab’n’go på udvalgte pick-up spots

Kantinen er især et område, som er udfordret på håndtering af social distance af sultne medarbejdere. Mange virksomheder har tyet til ’grab’n’go’, hvor man i hold kan hente sin anrettede frokost i kantinen eller på udvalgte pick-up spots.

I vores mødebookingssystem kan vi hjælpe jer med forskellige scenarier alt efter, hvilke retningslinjer der passer bedst til jer.

Fra vores mødebookingsystem kan I:

  1. Angive antal medarbejdere på kontoret dagen inden, og dermed underrette køkkenet om antal kuverter til den kommende dag
  2. Angive om I ønsker frokosten leveret til jeres afdeling, og specifikt hvor maden skal leveres til
  3. Når I åbner for eksterne møder, kan I ligeledes bestille forplejning til disse møder og få det leveret. Hertil er muligheden for buffertid til jeres mødebookinger relevant. Forplejningen står klar inden mødet og bliver fjernet inden næste møde begynder

 

 

Trin 4 – Underret jeres gæster omkring nye retningslinjer

Nyt regelsæt for gæster på jeres lokationer – underret dem på forhånd

Virtuelle møder har været essentielle under karantænen, og det bliver de ved med at være. Faktum er dog, at man ikke opnår samme interaktion, som ved et fysisk møde. Når I genåbner for eksterne møder, skal gæsterne acceptere nye regelsæt som led i den nye hverdag, vi går i møde.

For at sikre både jeres og jeres gæsters sikkerhed, så anbefaler vi, at I, dagen før mødet, informerer gæsten om jeres nye retningslinjer. Dette kan gøres nemt og professionelt via vores Visitor Boarding Card (VBC).

VBC muliggør, at I kan:

  1. Angive tid og sted for mødet
  2. Angive jeres nye retningslinjer, der eventuelt skal tages højde for inden og under mødet
  3. Vælge, ved indregistrering af gæsten, om gæsten skal give samtykke til jeres nye retningslinjer, foruden et samtykke til jeres politik omkring GDPR og NDA
  4. Integration til Google Maps, så gæsten nemt kan finde jeres lokation

 

Trin 5 – Mindsk berøringskontakt på jeres møderums- og selvregistreringsskærme

Systemet understøtter jeres krav om reduceret kontakt for interne og eksterne

At mindske kontakt og berøring på tværs af organisationen, er en udfordring i sig selv. For at kunne støtte jer i specifikke sammenhænge, kan vi hjælpe jer via vores to produkter:

  1. Pronestor Display til jeres møderumsskærme
  2. Pronestor Visitor til selvregistrering af jeres gæster.

Vi råder jer til, I booker jeres møder direkte fra jeres kalender, for at undgå interaktion med møderumsskærmene. Har I, på nuværende tidspunkt, aktiveret funktionen bekræftelse ved fremmøde, kan I vælge at deaktivere denne funktion.

Vi råder til at udstyre mødelokaler med skærme for at sikre, folk har mulighed for at se, om mødelokalet er optaget eller ej – dette for at mindske unødig berøring af dørhåndtag mv.

Benytter I Pronestor selvregistrering, da kan vores Visitor Boarding Card (VBC) hjælpe jer med en hurtig og nem indtjekning af jeres gæster – med minimal til ingen berøring af overflader.

VBC udsteder en QR-kode, som gør, gæsten udelukkende skal scanne denne, og dermed er deres ankomst registreret. Som vært får du automatisk notifikation, og jeres møde kan begynde.

 

BONUS

Trin 6 – sikre social distance og overholdelse af kapaciteten af medarbejdere via reservation af arbejdsstationer

Kommer snart – Pronestor Workspace: reservation af arbejdsstationer

 

Vi ønsker at støtte jer og bidrage til, at jeres medarbejdere føler sig trygge, når de skal vende tilbage til jeres kontorer. Vi introducerer snarest vores nye produkt, Pronestor Workspace, som har til formål at hjælpe medarbejderne med at forhåndsreservere skriveborde.

I den nye hverdag med social distance og intensiveret fokus på hygiejne kan vores løsning hjælpe jer med at:

  1. Sikre social distance af jeres skriveborde ved kun at gøre hvert andet skrivebord tilgængeligt
  2. Sikre at der kun er x skriveborde tilgængelige til reservation, og dermed overholdes den tilladte kapacitet af medarbejdere
  3. Hjælpe medarbejderne med at sikre sig et skrivebord til den kommende dag, og dermed undgå at rejse i myldretiden

Essensen ved Pronestor Workspace er at sikre, de medarbejdere, som kan møde ind på kontoret, har forhåndsreserveret et skrivebord. Dermed sikrer vi, at de forbliver i deres afdeling, den enkelte afdelingsleder har systematisk overblik over hvem der er på kontoret, og management sikrer, at den tilladte kapacitet i genåbningsfasen ikke overstiges.

 

Mere spændende læsestof

The #1 reason for enabling collaboration

Profit. At the end of the day, that is the metric for knowing how well your company is performing. One year reduced to a single number - a single number defining if it was a good year or a bad year. Læs mere...

Being a good colleague should be your #1 KPI

Teamwork gets the job done. That’s not a statement, that’s a fact. Going beyond what’s expected of you will have a positive spill-over effect on those around you. But how often have you heard “this Læs mere...

The art of achieving more by doing less

Imagine working only four days a week instead of 5! Drawing from Tim Ferriss’ essence of effort versus outcome, this article proposes a less drastic recommendation. However, the core remains the same Læs mere...

*

Forgot password

Please enter your email address.

Please check your inbox.

Get access to a world of information

Sign up for our Product Library. Here you get access to prices, product sheets, videos, white papers, customer cases etc.

*
*
*
*
*
*

Thank you

Please check your inbox for email verification.

Kontakt os kort

*
*
*
*

Tak for din henvendelse

Du er nu allerede godt på vej til at opnå optimale og strømlignede processer på tværs af hele din organisation.

Hos Pronestor har vi et mål. Vi vil gøre din og dine kollegaers arbejdsdag mindre kompleks og meget mere smidig. Vi giver jer adgang til professionelle værktøjer der gør jeres mødeplanlægning, booking og administration mere overskuelig og lige til.

Virksomheder der bruger vores systemer oplever store økonomisk besparelser i form af tidsbesparende arbejdsprocesser og bedre udnyttelse af ressourcer. 

En af vores salgskonsulenter vil kontakte dig snarest for at fortælle mere om de løsninger, der er relevante for dig.